MANAGEMENT EVENT

Management Event

Deskripsi Event

Melakukan suatu kegiatan yang sifatnya akan melibatkan banyak orang/instansi, baik yang resmi ataupun tidak, yang bertujuan pada sesuatu yang diminati banyak orang, dari mulai hiburan, pendidikan, bahkan sampai dengan masalah yang sifatnya tidak hiburan sekalipun, dan berakhir dengan keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat event berlangsung, minimal ada kesan tersendiri untuk dibawa pulang.

Event Organizer

Suatu lembaga baik formal atau non formal, yang melakukan aktivitas tertentu, yang dipercaya untuk melakukan kegiatan/acara, seperti launching produk, promo tour, company gathering, seminar, music event, dll.


Tahapan membuat event

1. Pemilihan event yang menarik, dan diminati masyarakat.
2. Proses tahapan pembuatan event.
3. Eksekusi event yang significant.

Pemilihan event yang menarik dan diminati masyarakat

1. Sebagai perencanaan awal, untuk rencana pembuatan suatu konsep event, kita harus bisa kritis dengan apa yang sedang in / update dilingkungan kita baik secara lokal, nasional atau overseas, agar apa yang nantinya akan kita rencanakan tidak basi, dan terkesan sesuatu yang related dengan apa yang sedang dibicarakan orang banyak. Contoh, Charity event.
2. Setelah ide tercipta, akan banyak EO lain pun membuat gagasan tersebut. Maka harus ada perbedaan atas konsep tersebut, baik dari awal berkembangnya konsep, pengisi acara, dan untuk eksekusinya.
3. Berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan orang tidak pernah membayangkan, bahkan terkesan mustahil.

Proses tahapan pembuatan event (membuat event sendiri)

1. Mencari ide / konsep yang kreatif
2. Dituangkan dalam suatu rancangan ide yang tertulis
3. Dibicarakan secara tim tentang ide tersebut, dan dibuat skema aturan mainnya
4. Mulai mencari, siapa yang akan terlibat dalam event tersebut
5. Mencoba untuk menyusun didalam proposal
6. Mulai di List kemana proposal itu ditujukan
7. Menyebarluaskan proposal, dan kalau bisa dengan cara yang benar,, tidak hanya sekedar meniti, menaruh contact person yang benar
8. Memfollow up, dan memberikan dateline kepada calon sponsor
9. Mulai menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
10. Melakukan kontrak kepada semua pihak
11. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/ pendukung acara
12. Melakukan pers conference (jika diperlukan)
13. Melakukan promosi (atl & btl)
14. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
15. Setelah semua beres, siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi


Eksekusi event yang significant

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan harus sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, show d, stage manager, dll.
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas
3. Membuat Rundown yang tidak boleh ada putusnya, mengalir terus (padat)
4. On time, jangan terlalu lama dalam opening
5. Konsep acara harus sesuai dengan awal yang dipresentasikan kepada klien (tema acara)
6. Harus sesering mugkin meng announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih
7. Menjaga acara tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik